Bij een voedselveiligheidsincident hebt u maximaal 4 uur om te melden bij de NVWA. Een goede recall procedure zorgt dat u snel kunt handelen. Dit stappenplan helpt u om voorbereid te zijn en bij een incident de juiste acties te nemen.
Wanneer is een recall nodig?
Een recall is nodig wanneer een product dat u op de markt hebt gebracht een risico vormt voor de gezondheid van consumenten. Gebruik de NVWA Meldwijzer om te bepalen of u moet melden.
Situaties die een recall kunnen vereisen:
- Microbiologische besmetting: Salmonella, Listeria, E. coli in het product
- Fysieke verontreiniging: Glas, metaal, plastic in het product
- Chemische verontreiniging: Pesticiden, schoonmaakmiddelen, zware metalen
- Niet gedeclareerde allergenen: Allergeen op etiket vergeten of fout
- Verkeerde etikettering: Foutieve houdbaarheid, verkeerde taal, ontbrekende informatie
Stap 1: Beoordeel de situatie (binnen 1 uur)
Zodra u een mogelijk probleem constateert, verzamelt u direct alle beschikbare informatie:
- Wat is het probleem? (besmetting, fysiek gevaar, allergeen, etiket)
- Welk product is getroffen? (productnaam, artikelnummer)
- Welke batches/partijen? (batchnummer, productiedatum)
- Hoeveel product is geproduceerd/geleverd?
- Hoe ernstig is het risico voor consumenten?
- Is het product al geconsumeerd? Zijn er klachten/ziektegevallen?
Uw traceerbaarheidssysteem moet u in staat stellen deze informatie snel te achterhalen. Zie ook het massabalans voorbeeld.
Stap 2: Blokkeer het product
Voorkom dat meer product de markt bereikt:
- Stop de productie/levering van de getroffen batches
- Blokkeer voorraad in uw magazijn (fysiek apart zetten, duidelijk markeren)
- Noteer tijdstip en actie
Stap 3: Meld bij de NVWA (binnen 4 uur)
U bent wettelijk verplicht om binnen 4 uur te melden bij de NVWA. Melden kan 24/7 via het NVWA Incidentmeldpunt. Bij spoed: 0900 0388.
Informatie die u gereed moet hebben:
- Uw bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK, rol in de keten)
- Productgegevens (naam, merk, EAN, batchnummers, THT/TGT)
- Producentgegevens (naam, land, indien van toepassing)
- Type gevaar (microbiologisch, fysisch, chemisch, allergeen)
- Hoeveelheid product (geproduceerd, in voorraad, geleverd)
- Overzicht van afnemers (per land apart indien export)
- Analysecertificaat of testresultaat (indien beschikbaar)
- Risicobeoordeling: wat is het gevaar voor consumenten?
Meldt uw leverancier een probleem aan u? Vraag om het NVWA meldnummer en vermeld dit in uw eigen melding.
Stap 4: Informeer afnemers
Direct na de NVWA melding informeert u uw afnemers:
- Welk product (naam, batch, THT)
- Wat het probleem is
- Wat zij moeten doen (verkoop stoppen, product blokkeren)
- Hoe zij het product kunnen retourneren of vernietigen
- Uw contactgegevens voor vragen
Documenteer welke afnemers u hebt geïnformeerd, wanneer en hoe (telefoon, e-mail). Bewaar kopieën van alle communicatie.
Stap 5: Informeer consumenten (indien nodig)
Bij een ernstig gezondheidsrisico en wanneer u niet alle consumenten kunt bereiken via afnemers, is een openbare waarschuwing nodig. De NVWA publiceert recalls op waarschuwingen.nvwa.nl en kan u vragen een persbericht te verspreiden.
Een consumentenwaarschuwing bevat:
- Foto van het product
- Productnaam en merk
- Batchnummer en THT datum
- Reden van de recall (begrijpelijk voor consumenten)
- Advies aan consument (niet consumeren, retourneren)
- Contactgegevens voor vragen
Stap 6: Haal product terug
Organiseer de fysieke terughaalactie:
- Maak afspraken over retourzendingen of vernietiging ter plaatse
- Bij vernietiging door afnemer: vraag een vernietigingsverklaring
- Houd een administratie bij van teruggehaalde hoeveelheden
- Vergelijk met geleverde hoeveelheden: is alles teruggehaald?
Stap 7: Rapporteer aan NVWA
Houd de NVWA op de hoogte van de voortgang. Na afloop van de recall stuurt u een eindrapportage:
- Hoeveel product is teruggehaald
- Hoeveel is vernietigd
- Hoeveel is mogelijk geconsumeerd
- Welke correctieve maatregelen u neemt
Stap 8: Analyseer en verbeter
Na de recall voert u een grondige analyse uit:
- Oorzaakanalyse: Hoe is het probleem ontstaan? Waar in het proces ging het mis?
- Correctieve acties: Welke maatregelen voorkomen herhaling?
- HACCP update: Moet uw HACCP plan worden aangepast?
- Evaluatie recall proces: Wat ging goed, wat kan beter?
- Leveranciersbeoordeling: Moet u actie nemen richting uw leverancier?
Checklist: wees voorbereid
Een recall gaat altijd gepaard met tijdsdruk. Zorg dat het volgende vooraf geregeld is:
- Recall procedure gedocumenteerd: Wie doet wat, contactgegevens, stappenplan
- Traceerbaarheid op orde: Kunt u binnen een uur achterhalen welke batches waar zijn?
- Afnemerslijst actueel: Contactgegevens van alle afnemers beschikbaar
- NVWA meldwijzer bekend: Medewerkers weten hoe te melden
- Spoednummer opgeslagen: 0900 0388 (24/7)
- Recall oefening uitgevoerd: Test jaarlijks of u binnen 4 uur kunt traceren en melden
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd melden bij de NVWA?
Als u weet of vermoedt dat een product dat u op de markt hebt gebracht niet veilig is, moet u melden. Gebruik de NVWA Meldwijzer om te bepalen of en hoe.
Wat als mijn leverancier een recall meldt?
U moet ook zelf melden bij de NVWA (vermeld het meldnummer van uw leverancier) en de keten doorzetten: uw afnemers informeren.
Wat gebeurt er als ik niet op tijd meld?
Niet melden of te laat melden is een overtreding. De NVWA kan hiervoor boetes opleggen.
Moet ik certificeerders ook informeren?
Ja, als u certificeringen hebt (BRC, IFS, biologisch, etc.) moet u ook uw certificerende instantie informeren.
Meer over traceerbaarheid en recalls
Een goede recall procedure begint met goede traceerbaarheid. Bekijk ook het massabalans voorbeeld en zorg dat uw HACCP plan een recall procedure bevat.
