Bij het uitvoeren van een recall van voedingsproducten in Nederland, onder de Nederlandse wet- en regelgeving, zijn er specifieke stappen die ondernomen moeten worden. Deze stappen zijn bedoeld om de veiligheid van de consument te waarborgen en om te voldoen aan de wettelijke vereisten.
Op zoek naar een recall procedure voorbeeld voor uw organisatie? Op deze pagina leggen wij stap voor stap uit wat u moet doen bij een recall.
1. Vaststellen van de noodzaak tot recall
Bepaal of het probleem met het product ernstig genoeg is om een recall te rechtvaardigen. Dit kan zijn vanwege gezondheidsrisico’s, verkeerde etikettering of andere veiligheidsproblemen. Gebruik hiervoor de meldwijzer van de NVWA.
2. Melding bij de NVWA
Als blijkt dat u een melding moet maken dan informeert u de NVWA onmiddellijk over de kwestie. De NVWA is de regelgevende instantie die toezicht houdt op de veiligheid van voedsel en consumentenproducten in Nederland. Tevens moet u er rekening mee houden dat u de melding altijd binnen 4 uur doet. Zoals op de website van de NVWA te lezen:
Ondernemers moeten (mogelijk) onveilige levensmiddelen altijd binnen 4 uur melden bij de NVWA. Dit geldt voor levensmiddelen die u heeft ingevoerd, verwerkt, geproduceerd, geleverd, vervoerd, verkocht of heeft opgeslagen. Doet u geen melding? Dan bent u in overtreding. Melden kan 24 uur per dag, 7 dagen per week.
Echter, voordat u de melding doet moet u wel reeds alle informatie in kaart hebben gebracht. De informatie die u gereed moet hebben is:
- Uw NAW-gegevens en de rol van uw bedrijf (producent, importeur etc.)
- Doet u de melding vanwege een melding van een leverancier?
- Indien ja, vul dan het meldnummer in (indien bekend)
- Vermeld of het diervoeder of levensmiddelen betreft
- Kies de productgroep waar het product onder valt
- Geef aan om wat voor type gevaar het gaat (allergenen, fysisch etc.)
- Productgegevens
- Producentgegevens
- Risicobeoordeling
U dient bij het indienen van de melding ook een overzicht mee te sturen van alle afnemers. Indien uw afnemers in het buitenland zitten, dient u per land een apart overzicht te maken.
3. Identificatie van de omvang
Identificeer welke specifieke producten of partijen betrokken zijn bij de recall. Dit omvat de identificatie van productie- of batchnummers, houdbaarheidsdata, en andere relevante informatie. Breng eveneens in kaart wie de afnemers zijn van deze producten.
4. Communicatie met klanten en distributiekanalen
Communiceer duidelijk en transparant met klanten, retailers en andere distributiekanalen over de recall. Informeer hen over de redenen voor de recall, welke producten betrokken zijn, en wat zij moeten doen. Indien u in het bezit bent van certificeringen, zoals bijvoorbeeld een biologisch certificaat, dient u ook deze controle organisatie op de hoogte te stellen.
5. Terughaalproces van producten:
Indien de producten definitief teruggeroepen dienen te worden dient u dit goed te documenten. Communiceer met uw klanten of zij de producten terugsturen of, bij zakelijke klanten, wellicht zelf laten vernietigen. In dit laatste geval is het aan te raden dat uw klant u een statement/bewijs stuurt van vernietiging. Dit ter voorkoming van het terugbrengen in de handel van de goederen.
6. Openbare mededeling
U heeft de plicht om uw klanten te informeren. Wanneer u aan consumenten levert op grote schaal en niet iedere afnemer kan bereiken kunt u overwegen een openbare mededeling uit te brengen om consumenten te waarschuwen over het probleem, vooral als het een significant gezondheidsrisico inhoudt.
7. Monitoren en rapporteren van de voortgang
Monitor de voortgang van de recall nauwlettend en rapporteer deze aan de NVWA. Houd nauwkeurige administratie bij van de hoeveelheid teruggehaalde producten.
8. Analyse van de oorzaak en correctieve maatregelen
Voer een grondige analyse uit om de oorzaak van het probleem te bepalen. Implementeer vervolgens correctieve maatregelen om herhaling in de toekomst te voorkomen.
9. Evaluatie van de recall
Evalueer na afloop de effectiviteit van de recall. Beoordeel wat goed ging en wat verbeterd kan worden voor toekomstige recalls.
10. Nazorg en herstel van vertrouwen
Werk aan het herstellen van het vertrouwen van klanten en partners na de recall. Dit kan inhouden dat u uw veiligheids- en kwaliteitscontroles versterkt en deze verbeteringen communiceert.
Als de stappen uit deze recall procedure voorbeeld op voor gebruik in de toekomst.